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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

RUEDATA S.A.S

Preparación:

Departamento Legal

Fecha:

01/01/23

Versión:

01

Vigencia:

01/01/24

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS

RUEDATA S.A.S

NIT. 901.132.481-4

En la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos se establece el alcance del uso y tratamiento de los datos personales de los empleados (incluidos aspirantes a empleados), clientes, proveedores y accionistas de RUEDATA S.A.S (en adelante, RUEDATA). Así mismo, se establecen las finalidades de dicho tratamiento  y los derechos que le asisten a todos los titulares de datos personales respecto de los cuales RUEDATA realiza tratamiento.

  1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE

  1. RUEDATA es una sociedad comercial que tiene como objeto social es el  procesamiento  de  datos,  alojamiento  (hosting)  y actividades   relacionadas,  actividades  de  desarrollo  de  sistemas informáticos,    (planificación,   análisis,   diseño,   programación, pruebas), actividades  de  consultoría  informática  y  actividades de administración  de instalaciones informáticas, edición de programas de informática  (software).  

La  empresa  para el desarrollo de su objeto  social  podrá  realizar  cualquier  acto lícito mercantil, sin perjuicio   de   ello   se  dedicará  entre  otras  a  las  siguientes actividades:  A)  El  diseño,  desarrollo e implementación de sistemas

informáticos  sobre  medida, B) Construcción de productos informáticos

y   su   respectiva  comercialización.  C)  Capacitación,  asesoría  y consultaría   en   todos   los   temas  relacionados  con  tecnología, ingeniería,   comercio   electrónico,  negocios  en  internet,  diseño gráfico   y  marketing  por  internet.  Desarrollar,  comercializar  y distribuir  sus  aplicaciones  informáticas  en modalidad de servicio, más  comúnmente  conocido  como  SAAS  (Software As a Service), entre otros.

  1. Nuestra sede principal se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, en la Avenida Calle 100 No 47ª 23 de la ciudad de Bogotá, Colombia.

  1. La sociedad cuenta con los siguientes medios de comunicación, en los cuales podrán presentarse las consultas, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales:

  1. MARCO NORMATIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013; Sentencia de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C -748 del 2011; y las Resoluciones y Circulares Externas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el Registro Nacional de Bases de Datos.

Las mencionadas disposiciones y sus complementarias será aplicada por RUEDATA respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

  1. DEFINICIONES

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

  1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  1. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

  1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  1. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  1. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1266 de 2008.

  1. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

  1. Datos privados: Dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

  1. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  1. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

  1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

  1. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  1. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. DATOS QUE SE RECOPILARÁN

  1. Respecto de los empleados y aspirantes a empleados RUEDATA recopilará y hará tratamiento de los siguientes datos

Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, huella dactilar, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, IP, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, académico y patrimonial, referencias, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente política.

  1. Respecto de los clientes de RUEDATA recopilará y hará tratamiento de los siguientes datos:

Nombre y apellidos, razón social, número de identificación, dirección de correspondencia, IP, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales con otras compañías o con entidades públicas, placas y tarjeta de propiedad del vehículo, información técnica relacionada con los vehículos y sus partes, necesidades e intereses, información financiera y tributaria, firma, fechas y horas de acceso a las instalaciones de RUEDATA y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente política y en el desarrollo de los servicios contratados.

  1. Respecto de los proveedores de RUEDATA recopilará y hará tratamiento de los siguientes datos:

Nombre y apellidos, número de identificación, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, información financiera y tributaria, firma, fechas y horas de acceso a las instalaciones de RUEDATA y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente política y en el desarrollo de los servicios contratados.

  1. Respecto de la base de datos de accionistas recopilará y hará tratamiento de los siguientes datos:

Nombre y apellidos, número de identificación, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, información financiera y tributaria y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente política.

  1. Datos de carácter sensible. RUEDATA solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Además, se le informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento.

  1. Datos sensibles de menores de edad: RUEDATA solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de RUEDATA. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados y los menores.

  1. Datos sensibles sobre el estado de salud e historia clínica: Los datos relacionados con el estado de salud de los empleados o contratistas son Datos Sensibles, por lo cual de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política.

  1. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE ESTOS

RUEDATA S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por RUEDATA S.A.S y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de RUEDATA S.A.S; j) ejercer la facultad subordinante del empleador, junto con la potestad de supervisión de las labores del trabajador; k) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, RUEDATA S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de RUEDATA S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.

RUEDATA S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, RUEDATA S.A.S advertirá a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

  1. MÉTODOS DE RECOLECCION AUTORIZADOS DE LOS DATOS PERSONALES

El literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 define el dato personal como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

En efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales son las siguientes: i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.

Por lo anterior, la recolección de la información requerida se podrá realizar por cualquiera de los siguientes medios, pero sin limitarse a: (i) formatos escritos físicos; (ii) formatos escritos en medios electrónicos; (iii) grabaciones de voz autorizadas; (iv) grabaciones en video autorizadas; (v) cualquier medio técnico análogo, que capte y/o registre imágenes, entre otras.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE RUEDATA S.A.S.

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de RUEDATA S.A.S:

  1. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de RUEDATA S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;

  1. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;

  1. Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;

  1. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;

  1. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;

  1. Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

  1. DEBERES DE RUEDATA S.A.S.
  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

  1. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

  1. Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  1. Actualizar la información cuando sea necesario.

  1. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. PRESERVACIÓN Y ALMANCENAMIENTO DE LOS DATOS

El Titular autoriza expresamente a RUEDATA para que este almacene sus datos personales de la forma y con las medidas de seguridad que considere más conveniente y adecuada. Las medidas de seguridad con las que cuenta RUEDATA buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.

Para ello,  RUEDATA de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

  1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, RUEDATA solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que RUEDATA S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

RUEDATA S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

  1. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

EL DEPARTAMENTO LEGAL será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 3 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:30 a.m a 5:30 p.m al correo electrónico legal@ruedata.com 

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  1. PROCEDIMIENTO PARA  PRESENTAR CONSULTAS, PETICIONES O SOLICITUDES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En caso de que desee ejercer sus derechos de solicitud de modificaciones, eliminación, rectificación u otros, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

  1. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, RUEDATA responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Revocatoria de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales

Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante RUEDATA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco  (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, RUEDATA S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

  1. VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: https://ruedata.com 

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa. Esta política tendrá una versión resumida, puesta en conocimiento de la ciudadanía en general y usuarios de los servicios de la Entidad, en cumplimiento de lo señalado en la Ley 1582 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas concordantes y vigentes.

__________________________________ Fin documento

ANEXO 1. AVISO DE PRIVACIDAD PÁGINA WEB Y SAAS

AVISO DE PRIVACIDAD

RUEDATA S.A.S, con NIT. 901.132.481-4, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, es el responsable del tratamiento de los datos personales que se puedan llegar a obtener desde la página www.ruedata.com 

Usted podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar sus datos personales, hacer consultas sobre la forma en que sus datos están siendo y han sido tratados, solicitar prueba de la autorización otorgada, hacer reclamos directamente a la Compañía y subsidiariamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar la autorización otorgada y solicitar la eliminación parcial o total de sus datos personales, a través de estos medios:

Chat de Whatsapp: (+57) 350 246 71 75

Teléfono: (+57) 3502467175

Correo electrónico: legal@ruedata.com 

Informamos a los clientes que pueden consultar la Política de Privacidad de la compañía en el siguiente enlace legal.ruedata.com